Compliance și Protecția Datelor

Descrierea Procesării

SimpluFisc procesează documente fiscale (facturi, declarații, bilanțuri, norme fiscale) folosind:

• — OCR (Optical Character Recognition) — extracție text din imagini/PDF
• — AI clasificare — sortare automată în categorii contabile
• — Analytics anonime — aggregate, fără identificare utilizator

Riscuri Identificate

• — Pierderea sau furt de date confidențiale (facturi, IBAN, CUI)
• — Acces neautorizat de terți (breșă securitate, subpoenă)
• — Eroare AI în clasificare care expune date contextuală
• — Retenție prelungită — date nu se șterg când ar trebui

Măsuri de Diminuare Implementate

• — Transmisie criptată TLS 1.3 între utilizator, server și sub-procesatori
• — Stocaj la furnizor cloud UE (Hetzner Germania, criptare la nivel de disk standard furnizor)
• — Token-uri ANAF criptate Fernet în baza de date (niciodată în clar în log-uri)
• — Redactare PII din log-urile interne: CNP-urile și emailurile detectate sunt înlocuite cu marker ([MASKED_CNP]) automat
• — Human-in-the-loop: clasificările AI sunt sugestii, contabilul confirmă
• — Audit pe acțiuni admin: orice modificare făcută de admin (impersonare, schimbare reguli, ștergere user) este înregistrată cu timestamp + admin ID. Audit detaliat pe acces documente individuale: în implementare pentru Q3 2026.
• — Drepturi GDPR exercitabile self-service: export JSON complet și ștergere cont disponibile direct din contul utilizatorului

Clasificare Risc

Motivare: Sarcina procedurală îngustă (clasificare documente contabile) cu human-in-the-loop obligatoriu. Contabilul validează totul, deci SimpluFisc doar sugerează, nu decide.

Obligații Transparență (Art. 50)

Chiar dacă nu cem "risc ridicat", implementez obligații de transparență:

• — Etichetă "AI-sugerat" pe orice output generat de AI (clasificări, recomandări)
• — Disclaimer: răspunsurile AI sunt orientative, nu consiliere profesională
• — Scor confidence: afișez încrederea AI în clasificare (0–100%)

Logging și Audit (Art. 52)

Menținem un registru al apelurilor AI relevante pentru calitate și debug:

• — Timestamp și user ID
• — Model AI folosit + provider
• — Hash al promptului și răspunsului (pentru integritate, nu conținutul în clar)
• — Tool calls executate și rezultate sintetizate

Retenție AI traces: 90 de zile (configurabil per platformă din admin, conform principiului „date minim necesar"). Retenție conversații chat: până la ștergerea contului de către utilizator.

Rol și Responsabilități

• — Data Controller (Responsabil): Cabinetul contabil (clientul SimpluFisc) — determină scopul și mijloacele procesării
• — Data Processor (Processor): SimpluFisc SRL — procesează datele în baza instrucțiunilor controllerului

Categorii de Date

• — Documente fiscale (facturi, bilanțuri, declarații)
• — CUI / Cod de Identificare Entitate
• — IBAN și date bancărescare (dacă încărcat)
• — CNP (doar pentru PFA, opțional)
• — Adrese și telefoane de contact

Categorii de Subiecți

• — Reprezentanți legali de firme (PFA, SRL, ONG)
• — Angajații acestora (pentru procesare salarizare)

Sub-Procesatori (Articolul 28(2))

• — Hetzner (Germania): Hosting cloud, servere în UE (EU-GDPR compliant)
• — Mistral AI (Franța/US): OCR și clasificare AI — datele trimise sunt anonymizate (fără user ID, metadata)
• — Google OAuth: doar autentificare, nu stocare date utilizator (cf. politica Google)
• — Stripe (USA): procesare plăți — PCI DSS Level 1, nu stocrez card

Transfer Internațional

Retenție Date

• — Documente fiscale: 5–10 ani (conform Cod Fiscal RO art. 25)
• — Conversații Fisco: până la ștergerea contului de către utilizator
• — AI traces (debug pipeline): 90 de zile, configurabil din admin
• — Date utilizare (IP, contoare): 90 de zile
• — Cont după ștergere: anonimizare imediată (email/nume/profil), audit trail păstrat conform obligațiilor legale